如何领导很棒的会议

由CARISSA FISH.

Carissa鱼

工作会议中的四个人会议经常会对我们的“真实”工作中断令人讨厌的中断。然而,一次营养的会议可以具有相反的效果。一个伟大的会议应该生产合作- 参与者之间的对话感和社区,澄清- 新的和有用的信息,以及inv- 在离开会议后继续开展项目的重新能源。按照以下提示,了解如何运行顶级会议。

定义会议

  • 定义会议的目的Begin meetings by stating “The purpose of this meeting is to _________." Everyone in the room has likely just run in from some other commitment. An announcement of purpose can help everyone to ‘land’ in the meeting and get focused on the task at hand.
  • 定义会议的范围:您是否会迎接设计整个实验并将任务代表到实验伙伴或讨论您想要追求的潜在新的研究方向?未定义的范围可以导致在尚未确定的细节上过长的会议。弄清楚你需要完成什么,以进入下一阶段,然后休会。
  • 两个人会议看膝上型计算机定义会议的基调:表现出对您的会议主题的热情!如果你看起来很无聊或气馁,其他人也会。即使您正在讨论困难的事情,也会对解决解决方案的前景感到兴奋。在会议结束时,请务必感谢每个人参与并为下一步提供鼓励(请参阅下面的“行动项目”)。

让合适的人在房间里

很少有可能比坐在会面更令人沮丧,不知道你为什么在那里。通过考虑您需要的会面水平,充分利用每个人的时间。

  • 项目会议:您不必包括每个可能受到项目影响的人。相反,邀请专家掌握在手头的主题。从每个受影响的团队中邀请一个“大使”成为会议中的代表,然后向其其余团队传达结果。这是A.项目会议模板
  • 团队会议:对于常设团队会议,为每个人提供议程部分,为他们正在努力的内容添加一两个子弹。将其建立在议程中确保每个人都有机会谈话,并且较少的声音团队成员仍然听到了声音。这是A.团队会议的模板
  • 一对一:管理者应与员工定期进行定期办理登机手续。每周15-30分钟或每月通常足以让双方保持同一页面。经理将获得员工的工作量,对当前项目的更新以及提供反馈。员工应要求对项目进行输入,并让经理知道是否需要任何其他资源。
  • All-Company会议:随着您的组织的增长,您的团队会议的长度也会如此。确保将它们保持可管理。在Addgene,团队可以在他们喜欢的书面议程中添加尽可能多的点,但每个人只能在大声地解决一个点。这使我们的公司会议简短,信息丰富,令人愉悦。
  • 电子邮件:有时,正确的会议根本没有会议。何时不需要讨论,您只需要向大家提供一个抬头(例如,通知更新的协议的人),请发送电子邮件。

3 A的 - 议程,行动项目和问责制

  • 议程提前一天会议周围发送谈话点。这让每个人都有机会查看议程并添加任何缺少的任何东西。在会议期间,请注意议程点。在Addgene,我们喜欢使用A的屏幕实时谷歌文档
  • 行动项目:在离开会议之前,通过您的笔记浏览并挑选行动项目。将它们移入议程顶部的单独部分,并使用组成员的姓名缩写分配每个部分。如果合适,会议结束后通过电子邮件发送。
  • 问责制:在下次会议上,首先从上次会议检查动作项目。使用一些积极的同伴压力来确保每个人都完成其分配的项目以保持项目移动。
会议中的行动项目示例

明智地使用时间

  • 设置会议时钟会议是为了说话,而不是读书围绕在会议前,相当于建议审查或项目计划的建议。在Addgene,我们喜欢发送谷歌Doc,人们可以发表评论。在会议上,我们只是专注于人们有问题或建议的部分,而不是一起阅读整件事。
  • 你真正需要多长时间?就像液体一样,会议倾向于填补他们的容器的形状。考虑您是否实际需要全年才能实现会议的目的(请参阅“定义上面的范围”)或者如果您可以将其降低到30分钟。
  • 保持动作:如果您倾向于陷入细节潜水,请咨询同事帮助您保持致力于携手。请记住,许多更深入的讨论可能会发生一个或两个相关人员“离线”。
  • 你多久需要一次见面?使用试用和错误来确定会议的最佳频率 - 每日,每周,每月或季度?我的团队过去常常满足每月,但我们发现我们的会议花了近两个小时,我们感到沮丧。通过迁至每周会议,我们将时间降至一小时或更短时间,并能够提供更及时的对彼此的项目反馈。对于全公司会议,每月仍然最为努力。弄清楚每种会议类型的适用权(见上文)。

我们提供了上面的一些技巧,以便在加入良好的内容,但会议绝不是一定尺寸的全部。随意使用不同的策略,了解您的组织的工作。要求与同事的反馈。当你参加一次奔跑的会议时,请注意好的工作,并要求会议领导的一些提示。在长期以来,您将运行协作,信息丰富的全部通用会议。


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