可转让技能指南:跨团队沟通

由Eric J. Perkins

在2016年,我负责我在加入我已经在addgene的长期任期中看到的最大项目。我将与我们的研究团队和软件工程师合作,更新我们的实验室库存管理系统(LIMS)以适应我们的新病毒服务。经过一个月左右的会议,我开始注意到某事:尽管我们的科学家和工程师正在参加同样的会议和听到同样的话,但他们正在留下这些会议,以不同的解释我们所讨论和决定的不同解释。我需要a)弄清楚误解的来源和b)找到实用的解决方案。

我的博士准备了这项任务的非常好。好科学家了解如何根据他们的观众来沟通他们的工作。如何如何谈论您的PI,同事或您的非科学家和家庭的实验将变得普及。你在海报上传达科学知识的方式将根据您参加的会议而变化,谁接近您。你也可能有跨团队项目在你自己的实验室里,与你的领域内外的其他科学家合作,在会议或网络活动中与其他背景的专业人士进行任何数量的互动。如果你是一个湿实验室的科学家,经常和干实验室的科学家一起工作(反之亦然),那么你几乎肯定经历过我需要克服的一些障碍。

我最终确定并解决了Addgene跨团队沟通的两个主要问题。虽然这些真实世界的例子并没有发生在实验室中,但它们与协作实验室工作有相似之处。

跨团队沟通的误解

Corralling背景和垃圾术语

我怀疑自己至少知道一个导致会议混乱的原因。我们的许多LIMS计划都涉及到“牌照”,我们的科学家和实验室技术人员总是根据上下文知道什么是“牌照”。我们的工程师认为他们知道。

只要你有背景,你就可以对团队成员说“我现在要把这些盘子倒了”。但是,在Addgene,我们使用七种不同类型的“车牌”(图1)。当你必须告诉一个工程师,你想要LIMS软件为你的车牌创建一个条形码,如果你不确定你指的是哪种“车牌”,你就会遇到麻烦。没有上下文,很难知道他们在会议中谈论的是哪种板块。“盘子”当然不是唯一有问题的词。有多少不同的东西被你简单地称为“管”?

实验室中使用的板的类型

我们采取了第1步措施解决这个问题1)当我们在会议中讨论它们时,我们有资格在会议中讨论这些单词和2)为我们的工程师创建图片指南(图2)。创建本指南相对容易。我拍了几乎每个我们使用的容器的照片,然后为每个列出的:

  • 用于跨团队通信的容器的“正式”名称
  • 给定容器的“AKA”名称或术语列表
  • 容器是否有条形码(这是Addgene特有的)
  • 适用时,每个给定容器的类型或用途
  • 其他相关资料

按照我们所有的板块,管道和机架规定官方名称意味着我们的LIMS跟踪系统中的错误较少。虽然您可能不必与实验室中的软件工程师团队进行沟通,但您可能需要编写协议,SOP和方法部分。下次写入或阅读其中一个时,请注意潜在的行话单词,或依赖于上下文的单词。实验室或合作者的新人不会有您的背景,这意味着您需要自己提供这一环境。

实验室中板的图形指南

简单的文字并不那么简单

正如我们的实验室使用的行话所需的内容所需的术语,我就意识到有很多单词,几乎所有似乎都有简单的addgene团队,但他们实际上可以根据团队以几种不同的方式解释。当Tony,我们的公司律师使用“服务”这个词时,他的意思是与Bryan,我们的客户支持经理的方式相同吗?当上述实验室经理Gizela表示,这一单词“样本”这个词,我们的高级工程师对摩根传达了同样的概念吗?

这些问题是真实的,不是假设的,答案显然是“不”。当存在误读的空间时,误读肯定会发生。我们解决这个问题的方法是创建一个Addgene词汇库。基础词汇表过去是,现在仍然是一列常用(和误用)的词汇,显然需要一个addgene特有的定义。“样本”、“材料”、“项目”和“格式”等词在我们的词典中都有正式的定义。我们创建了文档和演示文稿,给出了关于何时以及如何使用不同词汇的真实例子,并寻求Addgene所有团队的支持。这个解决方案可以很容易地在学术实验室环境中实现,在那里学生和博士后经常发生离职,实验室中的每个人都应该以一致的方式使用他们的领域或技术的词汇。

只是创建一个词典是不够的。我们也必须强制执行和维护它。教人们以新的方式使用单词并不一定容易,所以我们提出了一个3件策略:

  • 火车:几乎每个新的addgene员工都获得“词典培训”。由于Lexicon是一个“生活”文件,我经常更新培训。在后视,在启动旋转或我的邮政编程时获取像这样的常用单词的列表将简化第一周或几个月,我在学习新领域的术语时。
  • 注释:当创建重要的文档(包括sop或项目相关的文档)时,我们定义新的和可能有歧义的术语。在创建共享实验协议时,定义单词和应用注释在学术实验室中特别有用。
  • 阐明:在会议中要求澄清可以帮助每个人达成一致。会议中的其他人可能也有同样的问题,询问可以帮助团队在未来确定可能的混淆点。

改善跨团队沟通,无论是在你的学术实验室还是你的工作场所,都是一个持续的过程。从来没有真正完成过。但如果你执行得好,可能会发生以下情况:

  • 更有效的会议。当会议上的每个人都使用相同的单词始终如一,会议时间会更短,效率也更高
  • 更高的生产力。通过积极改善跨团队沟通,Addgene从平均每年完成2-3个大项目,发展到每年完成8-10个大项目。
  • 更快乐的同事。感觉像人们没有倾听你或理解你可能会令人难以置信的令人沮丧。澄清词语 - >减少挫折 - >增加幸福。

我在Addgene担任产品经理时的非官方座右铭是“语言很重要!”

如果您尝试在实验室或工作场所中的任何方法,请告诉我。如果您已经到了任何其他有效的方法来清除职业生活中的通信线路,请告诉我。并记住,如果您在Grad学校或博士后发现,您享受并为交叉团队沟通的倾向,那就是一个重要的软技能进入职业生涯的下一个阶段。幸福的定义!

下载addgene的科学事业指南


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