可转移技能指南:跨团队沟通

作者:Eric J. Perkins

2016年,我被任命为Addgene公司最大项目的负责人。我将与我们的研究团队和软件工程师更新我们的实验室库存管理系统(LIMS),以适应我们的新病毒服务。在大约一个月的会议之后,我开始注意到一些事情:即使我们的科学家和工程师参加同样的会议,听到同样的话,他们离开这些会议时,对我们讨论和决定的解释却不同。我需要1)找出误解的根源,2)找到切实可行的解决方案。

我的博士学位让我很好地完成了这项任务。优秀的科学家会根据不同的受众学习如何以不同的方式来沟通他们的工作。你如何向你的PI,你的同事,或者你的非科学家朋友和家人谈论你的实验将会有很大的不同。你在海报上传达科学知识的方式这取决于你参加的会议和找你的人。你也可能有跨团队项目在你自己的实验室里,与你的领域内外的其他科学家合作,在会议或网络活动中与其他背景的专业人士进行任何数量的互动。如果你是一个湿实验室的科学家,经常和干实验室的科学家一起工作(反之亦然),那么你几乎肯定经历过我需要克服的一些障碍。

我最终确定并解决了Addgene跨团队沟通的两个主要问题。虽然这些真实世界的例子并没有发生在实验室中,但它们与协作实验室工作有相似之处。

跨团队沟通的误解

整合语境,抛弃术语

我怀疑自己至少知道一个导致会议混乱的原因。我们的许多LIMS计划都涉及到“牌照”,我们的科学家和实验室技术人员总是根据上下文知道什么是“牌照”。我们的工程师认为他们知道。

只要你有背景,你就可以对团队成员说“我现在要把这些盘子倒了”。但是,在Addgene,我们使用七种不同类型的“车牌”(图1)。当你必须告诉一个工程师,你想要LIMS软件为你的车牌创建一个条形码,如果你不确定你指的是哪种“车牌”,你就会遇到麻烦。没有上下文,很难知道他们在会议中谈论的是哪种板块。“盘子”当然不是唯一有问题的词。有多少不同的东西被你简单地称为“管”?

实验室中使用的板的类型

为了解决这个问题,我们采取了以下步骤:1)确保我们在会议上讨论这些词时对它们进行了修饰;2)为我们的工程师创建了一个画图指南(图2)。创建这个指南相对来说比较容易。我几乎拍下了我们使用的每个集装箱的照片,然后列出了每一个:

  • 用于跨团队通信的容器的“正式”名称
  • 给定容器的“AKA”名称或术语列表
  • 容器是否有条形码(这是Addgene特有的)
  • 适用时,每个给定容器的类型或用途
  • 其他相关资料

给我们所有的盘子、管子和机架起一个正式的名字意味着我们的LIMS跟踪系统的错误更少。虽然您可能不需要与实验室中的软件工程师团队进行交流,但是您可能需要编写协议、sop和方法部分。下次你写或读这些东西的时候,要留意潜在的行话,或者大量依赖上下文的词。实验室里的新成员或合作者不会有你所拥有的情境,这意味着你需要自己提供情境。

实验室里盘子的图片指南

简单的文字并不那么简单

就像我们的实验室使用需要上下文才能理解的术语一样,我开始意识到有很多词几乎所有的Addgene团队都使用,看起来很简单,但实际上它们可以根据团队的不同以不同的方式解释。当我们的公司法律顾问托尼使用“服务”这个词时,他的意思和我们的客户支持经理布莱恩的意思一样吗?当前面提到的实验室经理吉塞拉(Gizela)说“样品”这个词时,这个词是否向我们的高级工程师摩根(Morgan)传达了同样的概念?

这些问题是真实的,不是假设的,答案显然是“不”。当存在误读的空间时,误读肯定会发生。我们解决这个问题的方法是创建一个Addgene词汇库。基础词汇表过去是,现在仍然是一列常用(和误用)的词汇,显然需要一个addgene特有的定义。“样本”、“材料”、“项目”和“格式”等词在我们的词典中都有正式的定义。我们创建了文档和演示文稿,给出了关于何时以及如何使用不同词汇的真实例子,并寻求Addgene所有团队的支持。这个解决方案可以很容易地在学术实验室环境中实现,在那里学生和博士后经常发生离职,实验室中的每个人都应该以一致的方式使用他们的领域或技术的词汇。

仅仅创造一个词汇是不够的。我们还必须执行和维护它。教人们以一种新的方式使用词汇并不一定容易,所以我们想出了一个分三部分的策略:

  • 火车:几乎Addgene的每一位新员工都会接受“词汇培训”。因为词汇是一个“活的”文档,所以我经常更新培训内容。事后看来,在我开始轮岗或做博士后时,如果能得到一份这样的常用词汇列表,在我学习新领域术语的最初几周或几个月里,就会简化一些。
  • 注释:当创建重要的文档(包括sop或项目相关的文档)时,我们定义新的和可能有歧义的术语。在创建共享实验协议时,定义单词和应用注释在学术实验室中特别有用。
  • 澄清:在会议中要求澄清可以帮助每个人达成一致。会议中的其他人可能也有同样的问题,询问可以帮助团队在未来确定可能的混淆点。

改善跨团队沟通,无论是在你的学术实验室还是你的工作场所,都是一个持续的过程。从来没有真正完成过。但如果你执行得好,可能会发生以下情况:

  • 更有效的会议。当每个人在会议上使用相同的词语和相同的意思时,会议时间会更短,效率也更高
  • 更高的生产力。通过积极改善跨团队沟通,Addgene从平均每年完成2-3个大项目,发展到每年完成8-10个大项目。
  • 快乐的同事。感觉别人不听你说话或不理解你会非常沮丧。澄清话语——>减少挫折——>增加快乐。

我在Addgene担任产品经理时的非官方座右铭是“语言很重要!”

如果你在实验室或工作场所尝试这些方法,请告诉我。如果你在你的职业生涯中发现了任何其他有效的解决沟通问题的方法,也请告诉我。记住,如果你在研究生阶段或博士后阶段发现你喜欢跨团队沟通,这很重要软技能进入职业生涯的下一个阶段。幸福的定义!

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